Phần mềm quản lý bán hàng bằng excel miễn phí

Sử dụng excel để quản lý quy trình bán hàng là một lựa chọn được nhiều người ưa thích khi bắt đầu hoạt động kinh doanh. Thực sự, excel là một công cụ tích hợp nhiều chức năng xử lý dữ liệu như tính toán, lọc, sắp xếp, truy xuất dữ liệu từ bảng. Những tính năng này khiến cho excel luôn được nhiều người sử dụng như một phần mềm quản lý bán hàng. Có thể gọi là phần mềm quản lý bán hàng excel.
 

Những điều cần thiết để sử dụng excel như một phần mềm quản lý bán hàng

Để có thể sử dụng excel như một phần mềm quản lý bán hàng bằng excel, chúng ta cần phải trang bị cho mình những kỹ năng cũng như điều kiện cần thiết để thực hiện điều đấy

Kiến thức cơ bản về kế toán để ứng dụng vào các bảng trong excel

Khi bắt đầu một công việc kinh doanh thì luôn có xu hướng sẽ tự mình đảm nhiệm mọi vai trò quan trọng để tối ưu hóa chi phí. Sử dụng excel để quản lý quy trình bán hàng cũng là một biểu hiện của điều này. Nếu không tự bản thân làm tất cả những công việc này thì cũng phải có một phần hiểu biết kiến thức về lĩnh vực này. Không phải chỉ để tự thực hiện mà còn là để quản lý toàn bộ quy trình.

Kiến thức cơ bản về kế toán để lựa chọn những dữ liệu cần ghi chép lại, công thức tính toán hợp lý nhằm cân đối bảng thu chi. Ngoài ra còn để cân đối hàng hóa tồn kho, nhập kho, xuất kho và tính toán hợp lý những dữ liệu cần thiết để thiết lập bảng cân đối.

Sử dụng excel để tạo các bảng ghi dữ liệu cần thiết và tính toán phù hợp để hỗ trợ việc quản lý quy trình bán hàng còn hỗ trợ việc kế toán sổ sách của đơn vị kinh doanh.

Hiện nay có nhiều phiên bản file kế toán bán hàng bằng excel được chia sẻ rộng rãi như là một phần mềm kế toán bán hàng bằng excel và được chia sẻ hoàn toàn miễn phí. Những file này được tao ra từ kinh nghiệm xây dựng quy trình của nhiều người khác nhau. Các sheet của file được phân chia hợp lý và có thể sử dụng ngay nếu không có những yêu cầu đặc thù. Đối với những loại hình kinh doanh có yêu cầu đặc thù thì có thể tùy chỉnh file để hoàn chỉnh quy trình. Hệ thống các file theo nhiều quy trình khác nhau tập hợp lại có thể có tính năng như một phần mềm.
 

Hiểu biết về các hàm có trong excel và những thuật toán cơ bản

Để xây dựng được phần mềm quản lý bán hàng trên excel, cần phải hiểu rõ được những hàm mà excel cung cấp để xử lý dữ liệu. Không chỉ hiểu mà còn phải biết tùy biến và kết hợp sử dụng chúng với nhau để cho ra những kết quả mong muốn.

Điều này yêu cầu người xây dựng phải có những kiến thức cơ bản về thuật toán. Cách tổ chức và kết hợp những phép tính đơn giản để thực hiện những phép tính phức tạp hơn. Đối với người sử dụng phần mềm quản lý bán hàng excel miễn phí được chia sẻ từ nhiều nguồn khác nhau thì không yêu cầu quá cao về phần này. Chỉ cần hiểu tương đối về thuật toán để có thể tùy biến chức năng khi cần thiết là đã có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng bằng excel download được từ những nguồn chia sẻ về.

Thiết bị máy tính xử lý cài sẵn bộ Microsoft Office hoặc Excel

Để có thể mở được file excel thì phải sử dụng máy tính để bàn, hoặc laptop. Máy tính bảng và ipad cũng có thể mở được nhưng thao tác khá khó khăn và mất thời gian. File excel quản lý bán hàng thường có rất nhiều sheet, công thức xử lý và dữ liệu đã lưu. Điều này khiến cho những file này ngốn tài nguyên của máy tính một lượng kha khá. Nên phải có một chiếc máy tính cấu hình đủ mạnh để sử dụng mà không bị ngưng trệ giữa chừng.

Định dạng file excel được lưu bởi phần mềm văn phòng Microsoft excel. Nên phải sử dụng công cụ này của nhà phát hành Microsoft để có thể thực hiện theo dõi, chỉnh sửa và thêm dữ liệu vào file. Đối với những thiết bị sử dụng hệ điều hành đặc trưng như Macbook thì có thể sử dụng công cụ được phát triển giành riêng cho nó của Apple.
 

Ưu, nhược điểm của phần mềm quản lý bán hàng excel

Ưu điểm:

• Dễ dàng tìm kiếm và download ở bất kỳ nơi nào có chia sẻ

• Không tốn chi phí ban đầu để setup

• Có thể tự chỉnh sửa tính năng, chức năng mà không cần một bên trung gian

• Đơn giản trong khâu cài đặt vì vốn dĩ máy tính nào cũng có sẵn Microsoft Excel khi cấu hình hệ điều hành

• Dễ nắm bắt và sử dụng

Nhược điểm:

• Không được hỗ trợ khi có lỗi, vấn đề

• Không xây dựng được thêm tính năng mới nếu người dùng không có đủ kiến thức kha khá về thuật toán và các hàm excel

• Chỉ có những tính năng đơn giản vì không ai share những tính năng phức tạp tốn công viết ra một cách miễn phí

• Không được backup dữ liệu tự động. Nếu mất file là mất luôn dữ liệu

Có thể thấy phần mềm quản lý bán hàng được share miễn phí bằng excl có nhiều ưu điểm khá phù hợp với người vừa mới bắt đầu kinh doanh. Tuy nhiên, đây không phải là một giải pháp lâu dài đối với những người kinh doanh nghiêm túc và muốn mở rộng kinh doanh. Khi mở rộng kinh doanh thì có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quy trình. Muốn quản lý được hết tất cả những yếu tố này để quy trình thực hiện mượt mà thì phải cần một biện pháp ưu việt hơn.

Để có một biện pháp quản lý lâu dài thì nên chuyển đổi sử dụng một phần mềm chuyên dụng hơn. Lựa chọn thời điểm chuyển đổi sử dụng phù hợp để không phát sinh những rắc rối trong khâu quản lý. Thời điểm thường thấy lựa chọn nhất là khi mở rộng kinh doanh. Sẽ mất một khoảng thời gian để thích nghi với phương thức quản lý mới. Nhưng sẽ không phát sinh vấn đề rắc rối trong cả hệ thống.
 

. :: Công ty TNHH Phần mềm Vinh Quang

• Địa chỉ: 76/42 Lê Trọng Tấn, P.Tây Thạnh, Quận Tân Phú, TP.HCM
• Điện thoại: +84-28-6-2766512
• Fax: +84-28-6-2766512
• Email: vqsoft@ymail.com
• Website: https://vqsoft.net